– Какие цели ставились при создании Учётно-сервисного центра? 

– Концепция общего центра обслуживания, давно и успешно применяемая во многих крупных западных компаниях, теперь находит значительный спрос и в России. Большим предприятиям такая схема ведения бизнеса позволяет не только существенно снизить расходы, но и сделать сис­тему управления более прозрачной. Ряд крупных российских компаний успешно внедряет новую модель ведения бизнеса, суть которой в передаче непрофильных функций предприятий или подразделений компании специализированному общему центру, чтобы они могли сосредоточить свои ресурсы на реализаии основных бизнес-процессов, не теряя при этом своей самостоятельности.

Учётно-сервисный центр «ЕвроСиб­Энерго» был создан, чтобы минимизировать нагрузку на бизнес, повысить эффективность учётной функции и снизить затраты на консолидированном уровне. 

– С какими трудностями центру пришлось столкнуться в течение первого года работы?

– Этап становления прошёл достаточно трудно. В процессе работы Учётно-сервисного центра «ЕвроСибЭнерго» в рамках исполнения договорных обязательств было много проблем. Функциональными службами обслуживаемых предприятий исполнялись некачественно или не исполнялись вообще внутренние регламенты документооборота. Не соблюдались сроки предоставления первичных документов. Были случаи предоставления пакета первичных документов, не соответствующего требованиям законодательства, экономической обоснованности, полноты и правильности оформления.

Для решения этих проблем проводилось обучение сотрудников функциональных служб работе в учётной программе и на корпоративном портале, велась консультативная и разъяснительная работа. По предприятиям, входящим в группу «Иркутскэнерго», было принято централизованное решение – создать рабочую комиссию по реализации проекта «Быстрое закрытие отчётности».

Кроме того, в договоре стали закреп­ляться сроки и ответственность контрагента за несвоевременное предоставление первичных документов. Были предприняты меры по усилению исполнительской дисциплины функциональных служб обслуживаемых дочерних и зависимых обществ.

– Какие результаты уже достигнуты? 

– Во-первых, мы разработали и внедрили регламенты взаимодействия и стандартизированного документооборота. Применяемая общая методология дала свои положительные результаты: по итогам годового аудита за 2012 год по всем обслуживаемым ДЗО были получены положительные заключения. Во-вторых, сократились сроки формирования бухгалтерской и налоговой отчётности – до перевода на обслуживание документация формировалась к 15–20 числу месяца, следующего за отчётным; после перевода на обслуживание – к 10–15 числу. 

Повысились качество и сопоставимость информации, значительно сократилось количество ошибок. В результате применения мер по оптимизации ведения учёта на сервере системы снизились трудозатраты специалистов, осуществляющих подготовку и сдачу отчётности в контролирующие органы. Более качественным также стал контроль за поступлением и исполнением запросов налоговых органов и Пенсионного фонда РФ. 

Кроме того, ряд предприятий был переведён на более совершенную версию учётной системы 1С 8.2, которая была доработана в соответствии с требованиями управленческого учёта. 

– Какие предприятия сегодня находятся на обслуживании?

– На момент запуска в центре работали 55 человек, которые вели учёт 13 организаций. В настоящее время на обслуживании УСЦ «ЕвроСибЭнерго» 17 предприятий с общей численностью персонала 5284 человека, по которым ведут учёт 57 высококвалифицированных сотрудников. Наши клиенты – такие крупные предприятия, как ЗАО «Байкалэнерго» с обособленными подразделениями в Саяногорске и Тайшете, ООО «Инженерный центр «Иркутскэнерго», ЗАО «Иркутскэнерготранс», ремонтные предприятия и другие. 

– Обслуживаемые предприятия занимаются разными видами экономической деятельности – от передачи теплоэнергии до строительства, инжиниринга и связи. Как специалистам центра удаётся вести учёт для таких разных компаний, обеспечивая при этом высокое качество?

– В процессе работы учитывается специфика деятельности каждой организации. Это достаточно сложно, так как, с одной стороны, одна из основных задача центра – это стандартизация, применение общих правил и методологии. В то же время нельзя не учесть особенности обслуживаемых предприятий. Поэтому при переходе на обслуживание в УСЦ проводится детальный анализ каждой организации, её деятельности, организации учёта, осуществляемых бизнес-процессов, программ по ведению учёта. В дальнейшем результаты анализа используются при разработке для данного предприятия регламентов и системы организации учёта. Ключевые сотрудники перешедших на обслуживание организаций переводились в Учётно-сервисный центр «ЕвроСибЭнерго». Это позволило не потерять наработанные на предприятии положительный опыт и знания. 

В организации в полной мере задействован огромный кадровый потенциал ОАО «Иркутскэнерго». Высокий профессионализм сотрудников Учётно-сервисного центра во много раз повышает качество переведённых бизнес-процессов. 

– Какие технологии, применяемые Учётно-сервисным центром и дающие преимущества для клиентов при переходе на его обслуживание, наиболее интересны?

– Учётно-сервисным центром применяются новейшие и самые удобные для клиентов информационные системы и технологии телекоммуникаций. Для обеспечения эффективной и непрерывной работы разработана система электронного архива. Договоры и первичные документы переводятся в сканированные образы с присвоением индивидуальных штрих-кодов. Это позволяет сотрудникам в любой момент иметь доступ к своим документам. С помощью электронного архива обеспечивается оперативный документооборот. Система позволяет быстро получать копии документов, затребованных контролирующими органами, а также необходимых для собственных нужд.

В дальнейшем для организации электронного архива, размещения баз учётных систем будет использоваться Центр обработки и хранения данных «Иркутскэнерго», строительство которого начнётся в следующем году в Иркутске.

Благодаря системе электронного архива сотрудники при занесении документов в учётную систему практически не работают с бумажными носителями. Для удобства работы используются два монитора, на одном из которых отображается сканированный образ документа, на другом – учётная программа.

Учётно-сервисному центру доступна развитая инфраструктура «Иркутскэнерго», расположенная даже в самых отдалённых местах области. Это, в частности, самые совершенные средства коммуникации (с использованием оптоволоконных каналов связи). Скорость передачи данных достигает 10 Гб/с. 

На предприятиях, обслуживаемых в Учётно-сервисном центре, также внедрена система оптического распознавания документов с использованием технологии штрих-кодирования. Данная доработка позволяет размещать документы в электронном архиве с автоматическим заполнением всех необходимых реквизитов.

Мы ведём обмен электронными первичными документами (счета-фактуры, акты выполненных работ) по телекоммуникационным каналам связи. Использование электронных документов наравне с бумажными в России было разрешено ещё в 2002 году Федеральным законом 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи». Однако Налоговый кодекс требовал составления счетов-фактур в бумажной форме, поэтому и остальные первичные документы формировались на бумаге. Ситуация изменилась в мае 2012 года, когда вступили в силу приказы Федеральной налоговой службы, утвердившие форматы представления электронных документов. Преимущества данной системы заключаются в оперативности получения оригиналов первичных документов, экономии времени, сокращении расходов (на бумагу, печать, хранение, почтовые или курьерские услуги), гарантированной доставке документов (потери «в пути» исключены).

– Какие программные продукты использует УСЦ для повышения автоматизации и эффективности учётных функ­ций?

– Во-первых, это «Корпоративная система управления» (КСУ) – новый продукт от компании 1С, система автоматизации предприятий (ERP). Одно из её преимуществ – гибкая платформа для IT-решений, которая может подстраиваться под конкретные запросы предприятий. У зарубежных аналогов ERP-систем платформенные решения значительно более «тяжёлые». По своей сути КСУ – это комплексное решение, отвечающее основным требованиям к управлению и учёту на производственном предприятии. 

Программа позволяет организовать единую информационную систему для управления деятельностью фирмы и ведения учёта по российским и международным стандартам. 

Кроме того, у нас внедряется программа «1С: Управление процессами». Этот продукт предназначен для гибкой организации работы электронного архива первичных документов, в котором обеспечены конфиденциальность и разные права доступа к документам, автоматизация бизнес-процессов, организация электронного документооборота, а также управления с по­мощью системы нормативов и показателей KPI для сотрудников центра. 

– Какие планы ставит перед собой Учётно-сервисный центр на ближайшее время?

– До конца 2013 года планируется взять на обслуживание ещё 15 крупных организаций с общей численностью сотрудников более 1500 человек. Мы продолжим совершенствовать существующий регламент взаимодействия ДЗО в части предоставления новых услуг. Начинается освоение обслуживания в области кадрового учёта, функций по подбору персонала для группы компаний «ЕвроСибЭнерго».

В планах стратегического развития Учётно-сервисного центра – перевод на обслуживание предприятий группы, находящихся в Иркутской области и Красноярском крае, угольных активов Восточной Сибири. Целевая численность УСЦ на конец 2014 года – более 500 человек.

К тому же, конечно, постоянно ведётся работа по повышению качества предоставляемых услуг за счёт совершенствования существующих и внедрения новых технологий, профессионального роста персонала и приобретения нового опыта, повышения операционной эффективности.